Office Management
       Genial und Einfach!

Akten überall Akten und kein Ende abzusehen!

Die Aktenverwaltung und Aktenorganisation müssen neu gestaltet werden. In der EDV gibt es Möglichkeiten, das papierlose Büro zu verwirklichen. Im Computer können doch auch Akten gespeichert und bearbeitet werden, aber das sind digitale Akten oder elektronische Akten im Gegensatz zu den analogen Akten, also physischen Akten. Im Computer werden die Akten auf der Festplatte oder anderen Medien gespeichert. Die physische Aktenablage findet überwiegend in Aktenordnern oder Hängeregistraturen statt.

Trotz des Dokumenten-Managements (Aktenverwaltung) in der EDV, wird das Papier in den Büros nicht weniger, sondern mehr – und damit die Akten. So weisen es angeblich die Statistiken aus. Aber mit den Statistiken ist es ja schon so eine Sache. Winston Churchill soll gesagt haben: "Ich glaube nur der Statistik, die ich selber gefälscht habe". Aber an diesen Statistiken, dass das Papier im Büro mehr wird, scheint etwas Wahres zu sein.

Die EDV, die wirklich Unmengen von Papier weg rationalisiert, verursacht gleichzeitig, dass die Papiermengen steigen. Die PC-Drucker Hersteller geben sich alle Mühe, Drucker herzustellen, die noch schneller und billiger sind und sie dann in großen Mengen auf den Markt zu werfen.

Wozu Daten auf Papier ausgeben?

Alle Daten sind doch in der EDV und die Bildschirmausgabe ist schneller als die Ausgabe per Drucker. Könnte es sein, dass der Datenträger Papier bequemer ist? Er ist überall mit hinzunehmen. Er lässt sich soviel leichter bearbeiten, anstreichen, durchstreichen, ergänzenund mit handschriftlichen Vermerken kommentieren und hängt nicht vom Stromnetz ab.

Mit einzelnen oder wenigen Schriftstücken ist das kein Problem. Aber die Druckpresse ist doch den ganzen Tag in Gang. Da sind noch interessante Informationen im Internet und oft sind es lange Artikel, die man sowieso nicht am Bildschirm lesen kann. Vielleicht haben Sie sogar Dauerwert, sodass man sie abheften müsste. Ja, wenn da nicht das Nadelöhr Akten-Ordner oder Schnellhefter wäre. Beide sind in Wirklichkeit Langsamhefter. Sie sind damit nicht mehr zeitgemäß. Man müsste ein modernes Schnell-Ordnungs- und Ablagesystem haben. Vielleicht ist das für viele überraschend, so etwas gibt es wirklich.

Damit kann man endlich zweigleisig fahren: digital und analog. Alle Dokumente, die vom Computer ausgedruckt werden und einen gewissen Zeitwert haben, werden geordnet abgelegt. Das kann so einfach sein wie Weglegen. Ablegen = Weglegen ist das Prinzip des Classei Ordner-Systems. Natürlich weglegen in geeigneter Form, damit man auch etwas schnell wiederfinden kann. Das kann so schnell wie das Weglegen in einen Ablagekorb oder Papierkorb sein. Stattdessen einfach in eine Ordnungsmappe oder Orga-Mappe legen, die gerade bearbeitet wird oder zu bearbeiten ist. Oder man nimmt eine Orga-Mappe, klebt einen Quick-Tab an und schon hat man ein 'Fach', in das Schriftstücke einfach eingelegt werden.  Alle Mappen systematisch abgestellt in einer Orga-Box, gewährleisten einen schnellen Überblick und Zugriff. Natürlich werden dadurch die Akten nicht weniger. Aber sie sind in dieser Form wesentlich dünner, sparen damit erheblich Platz. In der Praxis sind Platzgewinne von 30 bis unglaubliche 90% beobachtet worden. Was haben wir gemacht? Wir haben den aufzubewahrenden Schriftstücken nur eine angemessene und wirtschaftliche 'Verpackung' gegeben. 

Im Bild sehen Sie eine Orga-Box mit abgestellten Orga-Mappen und eine Orga-Mappe auf dem Schreibtisch. Die Quick-Tabs (Reiter) an den Mappen dienen zum schnellen Erkennen und Greifen der jeweils gesuchten Mappe.